Δευτέρα, 23 Σεπτεμβρίου 2013

Τα Πλεονεκτήματα του Στρατηγικού Επιχειρησιακού Σχεδιασμού για Δήμους και Περιφέρειες

Το κείμενο δημοσιεύθηκε στο Δελτίο Διεθνών και Ευρωπαϊκών θεμάτων της Τοπικής Αυτοδιοίκησης, που εκδίδει το Υπουργείο Εσωτερικών, τεύχος Οκτωβρίου 2013

«Εάν τον είχαμε υλοποιήσει πριν δύο χρόνια θα εργαζόμασταν μαζί ως ενιαίος οργανισμός»

Αυτή η δήλωση αντανακλά την απογοήτευση των αιρετών μελών του κομητειακού συμβουλίου και του προσωπικού του Ανατολικού Οντάριο (Καναδάς) που εκφράστηκε στη λήξη των εργασιών ενός πρόσφατου εργαστηρίου για το στρατηγικό σχεδιασμό που πραγματοποιήθηκε στην καναδική πόλη. Δεν ήταν η πρώτη φορά που η εν λόγω κομητεία επιχειρούσε να ολοκληρώσει τη διαδικασία ενός στρατηγικού σχεδιασμού. Ωστόσο, αυτή τη φορά οι συμμετέχοντες κατέληξαν σε ορισμένα χρήσιμα συμπεράσματα για τα οφέλη που προκύπτουν από τη διαδικασία ενός στρατηγικού σχεδιασμού σε τοπικό και περιφερειακό επίπεδο, ο οποίος οδηγεί σε ένα πενταετές στρατηγικό σχέδιο:
  • Παρέχει στον οργανισμό καλύτερη εποπτεία και έλεγχο των εξωτερικών παραγόντων.
  • Λειτουργεί ως εργαλείο για τη διαδικασία λήψης αποφάσεων και την κατανομή πόρων.
  • Συσπειρώνει το προσωπικό του φορέα, δημιουργώντας διαύλους επικοινωνίας μεταξύ αιρετών και διοίκησης.
  • Ευαισθητοποιεί   τα   αιρετά   μέλη συμβουλίου για τα τρέχοντα θέματα. 
  • Ενισχύει   το   ηθικό   στον   φορέα αναπτύσσει ένα αίσθημα εμπιστοσύνης.

Σύμφωνα με το καναδικό Ινστιτούτο Πολιτιστικών Υποθέσεων, ο στρατηγικός σχεδιασμός συνιστά μια διαδικασία με την οποία ένας δήμος ή μία περιφέρεια οραματίζεται το μέλλον και προβλέπει τις αναγκαίες διαδικασίες για την υλοποίηση των μακροπρόθεσμων στόχων. Βέβαια το πρόβλημα βρίσκεται στην αναζήτηση τρόπων ενσωμάτωσης του μακροπρόθεσμου οράματος στα βραχυπρόθεσμα στρατηγικά σχέδια δράσης ενός ΟΤΑ.

Εν προκειμένω, σε κάθε πολύπλοκο οργανισμό αναδύονται δύο αναταγωνιστικές ατζέντες: 
η Λειτουργική Ατζέντα και η Ατζέντα Αλλαγής. 

Η πρώτη, απαντώντας στο ερώτημα 'Για ποιο λόγο είμαστε εδώ;', αφορά τις καθημερινές διαδικασίες ρουτίνας για τη λειτουργία του οργανισμού - τί κάνει και πώς το κάνει. Αυτές θεωρούνται, και όχι αδίκως, κρίσιμες για την εύρυθμη λειτουργία της κοινότητας. 

Αντίθετα, η Ατζέντα Αλλαγής απαντά στο ερώτημα 'Πού θέλουμε να πάμε;', διοχετεύοντας τις ενέργειες του προσωπικού στην εκπόνηση στρατηγικών, οι οποίες επιλύουν νέα και αναδυόμενα σημαντικά προβλήματα που έχουν επίδραση στη λειτουργία του φορέα.

Σύμφωνα με τα συμπεράσματα του εν λόγω εργαστηρίου, αρκετοί συμμετέχοντες υποστήριξαν ότι αυτές οι δύο Ατζέντες είναι αμοιβαία αποκλειόμενες καθώς οι περιορισμένοι υλικοί και ανθρώπινοι πόροι συνεπάγονται μια προσέγγιση 'μηδενικού αθροίσματος' κατά την αξιολόγηση των αποτελεσμάτων. Η πραγματικότητα, όμως, είναι ότι οι δύο Ατζέντες αλληλοσυμπληρώνονται, αφού οι διαδικασίες και οι βελτιώσεις της Ατζέντας Αλλαγής ενσωμάτωνονται στη λειτουργία του φορέα, και αντιστοίχως γίνονται μέρος της Λειτουργικής Ατζέντας. Επίσης, όπου η διαρκής βελτίωση συνιστά προτεραιότητα, η νέα Λειτουργική Ατζέντα καθορίζει την Ατζέντα Αλλαγής.

Στόχος φυσικά είναι η βελτίωση της απόδοσης της περιφέρειας ή του δήμου μέσα από μία προσέγγιση που κάνει ξεκάθαρο σε όλους ποιος θέτει την Λειτουργική Ατζέντα και ποιος ορίζει την Ατζέντα Αλλαγής, ποιοι πόροι είναι διαθέσιμοι για τον καθένα και πώς θα αξιολογηθεί η απόδοση όλων. Αυτά τα θέματα δεν είναι από διαχειριστική άποψη εύκολα και προϋποθέτουν ένα περιβάλλον εμπιστοσύνης και διαφάνειας σε επικοινωνιακό επίπεδο. 

Η αποστολή του στρατηγικού σχεδίου είναι να 'γεφυρώσει' τις δύο Ατζέντες, αναδεικνύοντας στρατηγικές και σχέδια δράσεις, εντοπίζοντας εμπόδια και αποσαφηνίζοντας τις ανάγκες που πρέπει να ικανοποιηθούν στα επόμενα 3-5 χρόνια. Το σύστημα μέτρησης της απόδοσης παρέχει την αναγκαία υποστήριξη για τον έλεγχο προόδου της στρατηγικής, τη δημιουργία μιας μεθοδολογίας αναφορών και την παροχή ενός μέσου για την αξιολόγηση της προόδου των εξελισσόμενων έργων.

Τα κύρια βήματα της διαδικασίας του στρατηγικού σχεδιασμού περιλαμβάνουν τη λήψη πληροφοριών μέσω της διαβούλευσης (με τη συμμετοχή όλων των κοινωνικών φορέων), την ανάλυση των πληροφοριών, την ανάδειξη των κρίσιμων θεμάτων που αντιμετωπίζει ο οργανισμός, τη διαμόρφωση ενός στρατηγικού οράματος, την αναθεώρηση της αποστολής και τη χάραξη στρατηγικών κατευθύνσεων.

Δεν υπάρχουν σχόλια :

Δημοσίευση σχολίου